بہت سے چھوٹے اور درمیانے سائز کے برآمدی کارخانوں میں، ایک ہی غیر ملکی تجارت کے سیلز پرسن کو اکثر تمام پہلوؤں کو ایک ساتھ سنبھالنا پڑتا ہے، بشمول سیلز، آرڈر ٹریکنگ، دستاویزات، اور فروخت کے بعد سروس۔ آرڈرز میں اضافے کے ساتھ، ایک شخص صرف ان سب کا انتظام نہیں کر سکتا، جس کی وجہ سے معلومات کی ترسیل میں تاخیر، سروس کا سست ردعمل، اور کسٹمر کے تجربے میں کمی واقع ہوتی ہے۔ متعدد چینی LVL فیکٹریاں "ٹیم تعاون" کے نقطہ نظر کو نافذ کر رہی ہیں، جس سے ہر فرد کو اپنی طاقت پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت ملتی ہے، جس کے نتیجے میں مجموعی کارکردگی اور سروس کے معیار میں نمایاں بہتری آئی ہے۔
1. ایک آدمی کتنی دیر تک چل سکتا ہے-؟
"گاہک کی پوچھ گچھ سے لے کر شپمنٹ تک، میں خود سب کچھ سنبھالتا ہوں۔ میں دن کے وقت ای میلز کا جواب دیتا ہوں، رات کو دستاویزات پر کارروائی کرتا ہوں، اور یہاں تک کہ اختتام ہفتہ پر کسٹمر کے پیغامات کا جواب دیتا ہوں۔" یہ غیر ملکی تجارت کے فروخت کنندہ کے لئے حقیقت ہے۔
بہت سے چھوٹے اور درمیانے درجے کے برآمدی کارخانوں میں، سیلز اور آرڈر ٹریکنگ کے درمیان محنت کی کوئی واضح تقسیم نہیں ہے۔ ایک سیلز پرسن متعدد کلائنٹس کے ساتھ ڈیل کرتا ہے، اسے نئے کلائنٹس تیار کرنے، موجودہ کو برقرار رکھنے، اور آرڈر کی پیروی-، کسٹم ڈیکلریشن، لاجسٹکس کوآرڈینیشن، اور فروخت کے بعد کے تاثرات جیسے مختلف کاموں کو سنبھالنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
سیلز پرسن نے افسوس کا اظہار کرتے ہوئے کہا، "میں بیک وقت ایک درجن سے زیادہ آرڈرز کو سنبھال رہا ہوں، ہر ایک مختلف پروگریس ٹریکر کے ساتھ، اور معلومات مختلف ای میلز اور چیٹ لاگز میں بکھری ہوئی ہیں۔ بعض اوقات جب گاہک شپمنٹ کے مقام کے بارے میں پوچھتے ہیں، تو مجھے معلوم کرنے میں عمر لگ جاتی ہے،" سیلز پرسن نے افسوس کا اظہار کیا۔
اس کا نتیجہ کام کی کارکردگی میں کمی، گاہک کا سست ردعمل، اور سروس میں فرق ہے۔
2. "لون ولف" سے "تعاون کے ساتھ ٹیم ورک" تک
مجموعی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے، کچھ فیکٹریوں نے "ٹیم ورک" ماڈل کو نافذ کرنا شروع کر دیا ہے:
- سیلز: "اچھے کسٹمر تعلقات کو برقرار رکھنے" کی ذمہ داری کے ساتھ، وقف اہلکار گاہک کی پوچھ گچھ کو سنبھالتے ہیں، تکنیکی مدد فراہم کرتے ہیں، اور کاروباری مذاکرات کرتے ہیں۔
- آرڈر ٹریکنگ: ڈیڈیکیٹڈ آرڈر ٹریکرز یا ٹیمیں پروڈکشن ٹریکنگ، کوالٹی کوآرڈینیشن، اور شپمنٹ کے انتظامات کے لیے ذمہ دار ہیں، "اس بات کو یقینی بنانا کہ آرڈرز کو وقت پر اور معیار کے ساتھ بھیج دیا جائے۔"
- دستاویزی اور لاجسٹکس: سرشار دستاویز کلرک یا پیشہ ور فریٹ فارورڈرز کسٹم ڈیکلریشن، بکنگ، اور دستاویز کی تیاری کو سنبھالتے ہیں، جس کی ذمہ داری "شپنگ چین میں حتمی لنک کو یقینی بنانا" ہے۔
"پہلے، سیلز کے عملے کو آرڈر گفت و شنید، پروڈکشن مینجمنٹ، اور دستاویزات کو ہینڈل کرنا پڑتا تھا۔ اب، ہر ایک کا اپنا مخصوص کردار ہے، جس سے وہ اپنے کاموں پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں،" ایک فیکٹری مینیجر نے کہا۔
3. تعاون کے ماڈل کے ذریعے لائی گئی مخصوص بہتری
لیبر کی ٹیم پر مبنی تقسیم کو نافذ کرنے کے بعد، فیکٹری کی آپریشنل کارکردگی میں نمایاں بہتری آئی ہے:
- سیلز کا عملہ سیلز پر زیادہ توجہ دے سکتا ہے: اس سے پہلے، کسٹمر کی انکوائری کا جواب دینے میں پیداوار کی پیشرفت کو چیک کرنے میں آدھا گھنٹہ لگ سکتا تھا۔ اب، آرڈر کوآرڈینیٹرز فوری جانچ کے ساتھ درست جوابات فراہم کر سکتے ہیں، جس سے سیلز کے عملے کو بہت تیزی سے جواب دینے کی اجازت ملتی ہے۔
- آرڈر کوآرڈینیٹرز زیادہ منظم طریقے سے پیش رفت کا انتظام کر سکتے ہیں: پہلے، آرڈر کی معلومات سیلز سٹاف کے چیٹ لاگز اور ای میلز میں بکھری ہوئی تھی، جس سے متحد انتظام مشکل ہو گیا تھا۔ اب، آرڈر کوآرڈینیٹر معیاری اسپریڈ شیٹس استعمال کرتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ تمام آرڈرز یکساں طور پر ریکارڈ کیے جائیں۔
- دستاویز کے کلرک کسٹم کلیئرنس کو زیادہ پیشہ ورانہ طریقے سے سنبھال سکتے ہیں: پہلے، سیلز کے عملے نے خود ہی کسٹم کلیئرنس سیکھا، جس کے نتیجے میں اعلی غلطی کی شرح اور سست کارکردگی؛ اب، سرشار دستاویز کلرک ماہر اور کارآمد ہیں، جس سے پہلی-ٹائم پاس کی شرح میں نمایاں بہتری آئی ہے۔
"زیادہ آرڈرز کے ساتھ، ایک شخص کے لیے سب کچھ سنبھالنا مشکل ہے،" ایک غیر ملکی تجارت کے مینیجر نے کہا۔ "ہم نے کام کو تقسیم کرنے کے بعد، گاہکوں کی اطمینان اصل میں بہتر ہوئی کیونکہ ہر قدم تیز اور زیادہ درست ہو گیا."
4. ٹیم تعاون میں معلومات کا اشتراک
ہر فرد کے اپنے علاقے کو سنبھالنے کی وجہ سے مواصلاتی خرابی سے بچنے کے لیے، کچھ فیکٹریوں نے ٹیم کے تعاون کی بنیاد پر معلومات کے اشتراک کا طریقہ کار قائم کیا ہے:
- آرڈر گروپ کمیونیکیشن: ہر آرڈر کے لیے، ایک عارضی کمیونیکیشن گروپ (جیسے WeChat گروپ) بنایا جاتا ہے۔ تمام متعلقہ اہلکار، بشمول سیلز، آرڈر ٹریکنگ، پروڈکشن، دستاویزات، اور لاجسٹکس، اس گروپ میں شامل ہیں، جو مطابقت پذیر معلومات اور شفاف پیش رفت کو یقینی بناتے ہیں۔
- آرڈر اسٹیٹس ڈیش بورڈ: مشترکہ اسپریڈشیٹ یا وائٹ بورڈ تمام اہم سنگ میل اور آرڈرز کے موجودہ اسٹیٹس کی فہرست بناتا ہے، جس سے ہر کسی کو بار بار پوچھ گچھ کیے بغیر کسی بھی وقت چیک کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
- آرڈر ہینڈ اوور ریکارڈز: سیلز آرڈر کی تصدیق کے بعد، وہ ایک "آرڈر ڈیلیوری فارم" مرتب کرتے ہیں، جس میں واضح طور پر گاہک کی ضروریات، خصوصی معاملات، ڈیلیوری کی تاریخ کے وعدے وغیرہ شامل ہوتے ہیں، اور اسے آرڈر ٹریکر کے حوالے کر دیتے ہیں تاکہ زبانی مواصلت سے پیدا ہونے والی معلومات میں کمی یا تضادات سے بچا جا سکے۔
"ہمارا ایک اصول ہے: وہ معلومات جو تحریری طور پر ریکارڈ کی جا سکتی ہیں، اسے زبانی طور پر نہیں پہنچایا جانا چاہیے،" ایک فیکٹری مینیجر نے کہا۔ "ریکارڈ کی گئی معلومات کے ساتھ، اگر مسائل پیدا ہوتے ہیں تو اس کا سراغ لگانے کی ایک بنیاد ہے۔"
5. صارفین نے کن تبدیلیوں کو دیکھا ہے؟
اگرچہ یہ اندرونی عمل کی تبدیلیاں "خاموش" ہیں، صارفین بالآخر فرق محسوس کرتے ہیں:
- تیز جواب: اس سے پہلے، صارفین ایک سوال کے جواب کے لیے طویل انتظار کرتے تھے۔ اب، جب گاہک پیغامات بھیجتے ہیں، سیلز لوگ فوری اور درست جوابات فراہم کر سکتے ہیں، جس سے گاہکوں کو یہ محسوس ہوتا ہے کہ "یہ فیکٹری جوابدہ ہے۔"
- کم غلطیاں: پہلے، کبھی کبھار مسائل جیسے "ڈیلیوری کی تاریخیں جن کا سیلز پیداوار سے مماثل نہیں ہے" یا "غلط طریقے سے-دستاویزات سے بھرا ہوا" پیش آیا۔ اب، محنت کی واضح تقسیم کے ساتھ، اس قسم کی بنیادی غلطیاں بہت کم ہو گئی ہیں۔
- مزید پیشہ ورانہ خدمت: صارفین کو زیادہ معیاری دستاویزات موصول ہوتی ہیں، شپنگ کی اطلاعات زیادہ بروقت ہوتی ہیں، اور تعاون کا پورا عمل ہموار ہوتا ہے۔
"پہلے، صارفین کبھی کبھار شکایت کرتے تھے، 'جب رابطہ کرنے والا شخص تبدیل ہوتا ہے تو ہمیں پچھلی پیش رفت کا کیسے پتہ نہیں چلتا؟'" سیلز مینیجر نے کہا۔ "اب، معلومات کے بہتر تبادلے کے ساتھ، کسی بھی مرحلے پر ساتھی تاریخی ریکارڈز کو فوری طور پر چیک کر سکتے ہیں، جس کے نتیجے میں صارف کا تجربہ مستحکم ہوتا ہے۔"
"ایک شخص جو سب کچھ لے کر جاتا ہے" سے لے کر "ٹیم ورک" تک، بنیادی محرک کام کی کارکردگی اور خدمت کے معیار کا حصول ہے۔ جب چین میں LVL فیکٹریاں عمل کو ہموار کرنے اور کاموں کو تقسیم کرنے میں وقت لگانے کے لیے تیار ہوتی ہیں، تو صارفین کو نہ صرف "تیز ردعمل" بلکہ "پیشہ ورانہ اور قابل اعتماد" سپلائر امیج کا بھی تجربہ ہوتا ہے۔ "پیشہ ور افراد کو پیشہ ورانہ کام کرنے دینا" کا یہ انتظامی فلسفہ چینی مینوفیکچرنگ کے لیے ایک ناگزیر انتخاب ہے تاکہ بڑے پیمانے پر آپریشنز میں اپنی مسابقت کو بڑھا سکے۔
